Servizio Protocollo, Notifiche, U.R.P. e Archivi

Servizio Protocollo, Notifiche, U.R.P. e Archivio

Questo servizio si occupa di:

• gestire documenti in arrivo e in partenza,

• comunicare in modo chiaro con i cittadini,

• conservare gli atti del Comune,

• offrire assistenza tramite l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP).

1. Servizi amministrativi

Cosa fa il Protocollo:

• Riceve tutti i documenti che arrivano al Comune, li registra e li manda agli uffici giusti.

• Registra anche i documenti che il Comune invia all’esterno.

• Gestisce tutta la posta in entrata e in uscita (lettere, pacchi, ecc.), rispettando le leggi.

• Si occupa della spedizione degli atti ufficiali, anche calcolando i costi.

Cosa fa l’Archivio:

• Conserva e organizza i documenti del Comune, anche quelli più vecchi.

• Protegge la privacy dei dati.

Cosa fa il Servizio Notifiche:

• Consegna ufficialmente documenti del Comune, dello Stato o di altri enti pubblici.

• Consegna anche ordini e comunicazioni al personale comunale.

• Gestisce gli atti giudiziari e fiscali: li tiene in custodia per il tempo previsto, poi li archivia.

• Invia avvisi per il recupero di soldi dovuti al Comune.

• Pubblica atti sull’Albo Pretorio online (uno spazio digitale dove si possono leggere atti ufficiali), assicurando trasparenza e accesso alle informazioni.

• Aiuta gli altri uffici comunali con attività pratiche come ritiri e consegne di documenti.

2. Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.)

L’U.R.P. è il punto di contatto diretto tra il Comune e i cittadini. Ha il compito di:

• Dare informazioni su tutti i servizi comunali e su come richiedere documenti, licenze e certificati.

• Distribuire moduli e altro materiale informativo utile ai cittadini.

• Gestire richieste di accesso agli atti, cioè aiutare i cittadini a consultare i documenti del Comune.

• Raccogliere segnalazioni e reclami: se un cittadino ha un problema o una proposta, può comunicarlo all’URP, che poi lo trasmette agli uffici competenti.

• Informare gli organi politici del Comune sui problemi segnalati dai cittadini, per aiutare a prendere decisioni più consapevoli.

• Valutare la qualità dei servizi: usa strumenti come sondaggi per sapere se i cittadini sono soddisfatti e per migliorare i servizi offerti.

• Comunicare con altri enti pubblici: collabora con altri uffici e crea reti con altri URP per rendere più facile lo scambio di informazioni e migliorare il servizio ai cittadini.

Obiettivi principali del Servizio:

• Garantire una gestione ordinata e sicura dei documenti.

• Offrire trasparenza e accessibilità alle informazioni.

• Migliorare continuamente i servizi grazie ai suggerimenti dei cittadini.

• Favorire una comunicazione efficace tra Comune, cittadini e altre istituzioni.